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Es ist heut bedeutend komplexer geworden, eine Ersatzteildokumentation anzulegen und zu pflegen. Mit einer dieser unterstützt man beispielsweise die Automobilindustrie im Bereich des Produktdatenmanagements. Zu den typischen Aufgaben für die Erstellung einer Ersatzteildokumentation gehört das Recherchieren, das Anlegen der Daten und die Pflege von speziellen Sachnummernvorgängen, wobei die Daten der Ersatzteildokumentation nach Vorgabe ausgewertet, und sowohl auf Plausibilität, als auch auf Vollständigkeit überprüft werden müssen.

Die Ersatzteildokumentation der Stammdaten und ihre spezifischen Zusammenhänge werden meist in einem speziellen Produktdatenmanagementsystem angelegt und gepflegt. Zu den Aufgaben der Ersatzteildokumentation zählt ebenfalls die Kommunikation mit den Verantwortlichen aus der Konstruktion und der Entwicklung, damit technische Zusammenhänge und Detailfragen geklärt werden können. Denn wenn Gewinde nicht stimmig zusammenpassen oder Stromstärken nicht auf das jeweilige  Modell berücksichtigt werden, kommt man beim Einbau nicht weiter. Wer möchte zudem schon mehrfach Ersatzteile bestellen, um nur möglicherweise die volle Funktionalität herzustellen.

Für die Datenpflege einer Ersatzteildokumentation werden gerne abgeschlossene kraftfahrzeugtechnische Ausbildungen gesehen, möglichst in Verbindung mit weitergehender Qualifikation. Die Ersatzteildokumentation verschiedener Automobilhersteller fußt auf unterschiedliche Erfahrung in Methoden und Abläufen in der Produktdokumentation, dabei beinhaltet die Ersatzteildokumentation auch die Entwicklungsumfänge von Elektrik-/Elektronikkomponenten.

Die Ausführungen der Ersatzteildokumentation sollten heute unbedingt in guter, skalierbarer EDV-Dokumentation in einem gängigen Office-Programm erfolgen, weil nur so die mögliche Weitergabe und Datenpflege über weitere Mitarbeiter sichergestellt werden kann. Kenntnisse der jeweiligen Systemwelt sind von entscheidendem Vorteil. Eine systematische, strukturierte und sorgfältige Ersatzteildokumentation ist ein echtes Hilfsmittel bei täglichen Abläufen in der Zulieferindustrie, denn nur so können passende Ersatzteile geortet und geliefert werden.